Les tâches administratives, la gestion des rendez-vous, la comptabilité, la facturation, la gestion des données sont autant de tâches essentielles qui incombent aux psychomotriciens libéraux. Essentielles mais chronophages, elles peuvent parfois nous éloigner de notre véritable mission : accompagner nos patients à retrouver leur bien-être. C’est dans ce contexte exigeant que Docorga se présente comme un allié de choix. Imaginez un instant un monde où la paperasse ne vous retient plus. Où la comptabilité devient un jeu d’enfant. Et où la gestion administrative se fait en un clin d’œil. Docorga rend cette vision réalité en proposant une interface intuitive et des fonctionnalités intelligentes qui libèrent notre temps et notre esprit pour nous concentrer sur l’essentiel : nos patients.

Qu’est ce que Docorga ?

Docorga c’est un logiciel de gestion en ligne, spécialement conçu pour simplifier et optimiser la vie des professionnels de santé libéraux. Il propose des fonctionnalités gratuites comme l’accès à l’agenda, la création de dossiers patients, la messagerie sécurisée et le stockage sécurisé de fichiers (à hauteur de 300Mo au moment où j’écris ces lignes). Ainsi que des fonctionnalités payantes telles la prise de rendez-vous en ligne, le rappel de sms, la comptabilité (facturation, paiement), la liste d’attente ainsi l’augmentation de l’espace de stockage. Dans cet article, je t’invite à explorer les fonctionnalités clés de Docorga, pensées pour simplifier la vie des libéraux. Et restez jusqu’à la fin, il y a un cadeau pour les curieux.

Organisation et Planification

1. Agenda intégré

L’agenda intégré de Docorga transforme la planification. Ajustez votre emploi du temps en fonction de vos besoins. Visualisez en un coup d’œil vos rendez-vous et vos périodes d’activités pro et perso. Cela facilite grandement l’organisation de votre semaine. Il offre une vue d’ensemble claire et accessible de l’emploi du temps, avec la possibilité d’adapter l’affichage. Vous pouvez créer des rendez-vous avec des récurrences ou des modalités spéciales, ce qui s’avère très pratique pour des rdvs hebdomadaires.

2. Personnalisation avancée

Cet agenda permet une personnalisation avancée. Il offre la possibilité d’ajuster l’affichage en termes de plages horaires. L’ajout d’icônes permet de gagner en visibilité sur les rendez-vous fixés. Laissant la possibilité de configurer les horaires de travail, les durées des séances, les types de rendez-vous (première consultation, suivi, évaluation, etc.). Cette flexibilité facilite une gestion sur mesure de l’emploi du temps.

Icones agenda

Gestion des tâches : Outre la gestion des rendez-vous, Docorga aide à organiser les tâches quotidiennes. Avec la possibilité de créer des notes et des rappels, le professionnel libéral peut s’assurer de ne rien oublier, de la préparation des séances à la gestion administrative, en passant par le développement professionnel continu.

3. Prise de Rendez-vous en ligne

La prise de rendez-vous en ligne devient un jeu d’enfant. La fonctionnalité de prise de rendez-vous en ligne de Docorga est payante. Les patients peuvent prendre rendez-vous en ligne via une interface facile à utiliser, adaptée à leurs disponibilités et à celles du psychomotricien. Le professionnel ajuste ses disponibilités en temps réel et l’interface est paramétrée en fonction de son fonctionnement (horaires, motifs, tarifs…). Ce qui optimise l’organisation quotidienne.

4. Rappels automatiques

Pour minimiser le risque d’oubli ou d’absence, Docorga intègre un système de rappels automatiques. Ces notifications, envoyées par SMS ou email aux patients, réduisent significativement le taux d’absentéisme. Cette fonctionnalité est non seulement un gain de temps pour le professionnel, mais elle améliore aussi l’expérience patient, en les aidant à gérer leur planning de soins. Elle fait partie des fonctionnalités payantes.

Gestion des Patients

1. Dossier Patient

La gestion des patients est un pilier fondamental en tant que libéral. La plateforme permet de créer, stocker et accéder facilement à chaque dossier de façon sécurisée. Avec Docorga, chaque patient bénéficie d’un dossier numérique complet. Ce dossier inclut des informations personnelles, des antécédents médicaux, des notes de séance, et bien plus encore. La création de ces dossiers est intuitive, permettant de saisir et de mettre à jour les données rapidement. Ce système centralisé facilite l’accès à l’information en quelques clics, assurant une meilleure préparation aux séances et un suivi efficace. Suivi des Progressions Que ce soit dans la fiche patient ou dans un rendez-vous fixé, le psychomotricien peut enregistrer des observations, des évaluations, et des résultats de tests directement dans le dossier du patient. Une vue d’ensemble est ensuite possible grâce à l’onglet « planning ». Cette fonctionnalité permet de visualiser facilement les commentaires, les progrès, d’ajuster les plans de traitement et de noter des idées pour les prochaines séances.

2. Sécurité des Données

La protection des données est une préoccupation majeure. Docorga répond à cette exigence par une sécurité de haut niveau. Les informations des patients sont stockées sur des serveurs sécurisés. Cela garantit la confidentialité et la conformité avec les réglementations, telles que le RGPDsanté en Europe. Les psychomotriciens peuvent ainsi se concentrer sur leur travail, sachant les données de leurs patients en sécurité.

Communication Facilitée

La communication est un  second pilier de la pratique des psychomotriciens libéraux, non seulement avec leurs patients mais aussi au sein de leur réseau professionnel. Docorga facilite la communication grâce à des fonctionnalités intégrées comme l’envoi de rappels de rendez-vous ou de messages sécurisés, le logiciel permet de maintenir un lien.

1. Messagerie Sécurisée

La messagerie sécurisée de Docorga est une fonctionnalité gratuite, conçue pour garantir la confidentialité et la protection des informations sensibles échangées entre les psychomotriciens et leurs patients ou collègues. Cette fonctionnalité permet des communications directes, sans compromettre la sécurité des données personnelles et médicales, conformément aux normes de protection des données en vigueur. On peut y transmettre tant les factures aux familles, que les comptes rendus et documents sensibles mais aussi simplement échanger puisque les familles peuvent vous y envoyer des messages.

2. Répertoire Partenaire

Le répertoire partenaire permet d’alimenter un listing des professionnels de notre réseau, en ayant leurs coordonnées à disposition.  En plus de cela, il permet de lier les professionnels aux patients concernés. Cela offre une vision d’ensemble pour faciliter les connexions et le travail de cohésion avec les partenaires. Le suivi du patient est optimisé ! Récemment, une plateforme d’échange PCO (Plateforme de Coordination des Soins) a été intégrée à Docorga. Après avoir précisé sur les fiches patients qui étaient suivis par une PCO, l’onglet permet de faire le listing de nos patients suivis PCO. En un coup d’oeil, on constate qui est lié à un parcours PCO.

3. Rapports et récapitulatifs

Aussi, Docorga simplifie la création de rapports et de documents relatifs aux patients. Il permet de générer des récapitulatifs de séances mais aussi des récapitulatifs destinés à la MDPH. Grâce à l’onglet comptabilité, il est aussi possible d’obtenir des récapitulatifs de paiements/ facturations mensuels.

4. Collaboration Facilitée

Pour les cabinets ou les groupes de pratique, Docorga facilite la collaboration entre collègues. La possibilité de partager l’agenda, de créer des fiches patients pour notre collaborateur, d’ajouter de nouveaux rendez-vous dans son planning, de répartir les tâches, et de communiquer efficacement au sein de la plateforme permet une meilleure coordination de l’équipe. La fonctionnalité comptabilité permet également de gérer l’aspect de la redevance entre collaborateur. Cela optimise l’utilisation des ressources et améliore la qualité des soins offerts.

Comptabilité Simplifiée

La comptabilité est souvent un défi majeur pour les libéraux, requérant du temps et des efforts. Reconnaissant cette réalité, Docorga propose une solution de comptabilité simplifiée, conçue pour alléger cette tâche. Cette fonctionnalité est payante mais personnellement, elle m’a changé la vie.

Docorga comptabilité

1. Facturation Automatisée

La facturation peut vite devenir chronophage. Heureusement, Docorga rend cette tâche fastidieuse plus simple que jamais. Grâce à des fonctionnalités avancées de facturation électronique, vous pouvez émettre des factures et devis en quelques clics, et même suivre les paiements de manière efficace. Avec Docorga, la facturation devient un processus transparent et sans effort. Dites adieu à la paperasse et à la perte de temps. La facturation est simplifiée avec le paramétrage de modèle. Elle s’automatise et peut être traitée en masse à chaque fin de mois. En quelques clics, créez, finalisez et envoyez vos factures à vos patients et partenaires. Cela permet de gagner du temps précieux. Les factures sont personnalisables avec logo et mentions obligatoires. Directement envoyées depuis la plateforme, elles apparaissent dans la messagerie sécurisée du logiciel. Il est possible de suivre si la facture a été ouverte et téléchargée par le destinataire. Chaque facture est téléchargeable en pdf.

2. Suivi des Paiements

Avec Docorga, le suivi des paiements ne pose plus problème. La plateforme permet de marquer les factures payées, partiellement payées ou en attente, offrant ainsi une visibilité claire sur les soldes. Cette gestion rigoureuse aide à rester à jour sur les règlements, minimiser les retards de paiement et à améliorer la trésorerie. Il est donc possible de renseigner le mode de paiement, la date et de rester à jour de nos recettes. Suivre en temps réel l’état des paiements permet de rester informé et de relancer si nécessaire. Avec un partenariat avec Stripe, Docorga a mis en place le paiement en ligne. Il faut savoir que Stripe prend une commission sur chaque action.

3. Rapports

Pour une gestion encore plus poussée, Docorga permet l’exportation des données sous différents formats (XLX, PDF, etc.). Cette fonctionnalité assure une transition fluide vers une analyse plus approfondie ou une vérification externe. Un onglet « statistique » est disponible dans la fonctionnalités comptabilité. Il permet d’avoir accès à des tableaux de bord et des rapports financiers, permettant d’avoir une vision claire de la situation financière avec des possibilités de comparaisons. Ces rapports peuvent être utilisés pour la prise de décision stratégique par exemple.

Pourquoi Docorga ?

Quand on s’installe en libéral, nous avons besoin d’être vu par les patients potentiels et d’être clair sur nos disponibilités. Alors ce n’est pas les logiciels de gestion d’activité qui manquent aujourd’hui. On en trouve de toutes sortes tels Doctolib, Therapiz etc. 

Aussi, Docorga se positionne comme un concurrent direct de Doctolib pour les professionnels de santé. Je fonctionne avec Docorga depuis leur début quasiment, ce qui fait de nombreuses années maintenant. Après avoir testé plusieurs fonctionnalités, j’ai gardé uniquement la fonctionnalité Comptabilité. Elle me permet de gérer les paiements, la facturation et l’établissement de devis de façon optimisée. Bien que Doctolib ne propose pas les mêmes fonctionnalités (prise de rdv en ligne et consultation en visio), j’ai préféré opter pour Docorga pour de nombreuses raisons :

  • Gain de temps précieux : En automatisant les tâches administratives fastidieuses, Docorga permet de gagner un temps non négligeable quand on se retrouve avec de nombreux suivis en cours.
  • Simplicité d’utilisation : Pas besoin d’être un expert en informatique pour utiliser Docorga. Son interface conviviale et ses fonctionnalités intuitives le rendent accessible à tous, quel que soit votre niveau de compétence technologique. L’équipe se propose aussi de vous présenter aux différents outils sur rdv.
  • Personnalisation adaptée : Chaque professionnel de santé est différent et présente des besoins spécifiques. Docorga vous permet de personnaliser vos paramètres en fonction de vos préférences et de vos exigences professionnelles, vous offrant ainsi une solution sur mesure adaptée à votre pratique.
  • Tarification avantageuse : Le rapport qualité-prix est excellent. Les abonnements sont modulables : on peut obtenir le pack entier ou choisir les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin.

Le cadeau des curieux : une Offre Exclusive

Grâce à ma Formation d’Accompagnement à l’Installation en Libéral à destination des psychomotriciens, Docorga m’a proposé un partenariat pour vous permettre de tester l’ensemble des fonctionnalités ! Vous pouvez bénéficier de 3 mois d’utilisation à un prix réduit pour vous faire un avis. Évidemment, il n’y a pas d’engagement au-delà. A l’issue des 3 mois vous pourrez choisir de garder soit le pack complet soit la fonctionnalité qui vous intéresse (ou de renoncer à vous abonner tout simplement !). Alors si vous souhaitez vous lancer dans l’aventure de la gestion simplifiée avec Docorga en profitant de cette opportunité, je vous invite à me laisser un message sur Instagram afin que je vous donne le lien.

Docorga, un allier de choix

Docorga n’est pas seulement un logiciel de gestion, c’est un véritable partenaire quand on exerce en libéral. Il offre une approche centralisée, sécurisée et intuitive, permettant une meilleure organisation, une communication efficace et un suivi des progrès des patients. Cette solution technologique contribue à alléger la charge de travail administrative, permettant ainsi aux professionnels de se consacrer pleinement à leur cœur de métier : le soin et l’accompagnement de leurs patients. Si vous voulez rejoindre la révolution de la gestion libérale avec Docorga et libérer tout votre potentiel professionnel, je reste disponible sur psychomotmaison@gmail.com

Pour aller plus loin

Vous trouverez sur le blog la rubrique Installation libérale qui aborde la spécificité de ce mode d’exercice. Découvrez aussi la catégorie activité psychomotrice qui regorge de ressources et outils divers. Je vous donne aussi rendez-vous dans la newsletter du blog !